Politica de confidențialitate și de cookie-uri

Versiunea: 1.0 În vigoare de la: 7 octombrie 2026

Această politică explică ce date personale prelucrăm când vizitezi site-ul https://smarthack.asmi.ro („Site-ul”) și când te înscrii și participi la hackathonul SmartHack 2026 („Evenimentul”), de ce le prelucrăm, cui le transmitem, cât timp le păstrăm și ce drepturi ai.

1. Cine suntem

Operatorul datelor este Asociația Studenților la Matematică și Informatică („ASMI”, „noi”), asociație fără scop patrimonial:

• Sediu: București, Sector 3, Bd. Regina Elisabeta nr. 4-12, Camera 48, Et. Subsol
• Cod de identificare fiscală (CIF): 25460950
• Înregistrare: Registrul asociațiilor și fundațiilor de la Judecătoria Sectorului 3, în baza hotărârii din 8 aprilie 2009 (dosar nr. 2769/301/2009)
• E-mail pentru orice întrebare sau cerere privind datele personale: cd@asmi.ro

ASMI nu a desemnat un responsabil cu protecția datelor (DPO), deoarece nu are această obligație conform art. 37 din Regulamentul (UE) 2016/679. Pentru orice întrebare ne poți scrie la adresa de mai sus.

Prelucrăm datele conform Regulamentului (UE) 2016/679 („GDPR”), Legii nr. 190/2018 și Legii nr. 506/2004 privind comunicațiile electronice.

Contul ASMI. Pe Site te autentifici cu Contul ASMI (sso.asmi.ro), serviciul de autentificare unică al ASMI. Această politică descrie ce date primim din Contul ASMI și ce facem cu ele pe Site și la Eveniment.

2. Ce date prelucrăm

2.1. Când doar vizitezi Site-ul

• date tehnice trimise automat de browser (adresa IP, tipul de browser și de dispozitiv, pagina accesată, data și ora), păstrate în jurnalele serverului;
• alegerea privind cookie-urile (cookie-ul cookie_consent);
• statistici de vizitare prin Google Analytics, doar dacă apeși „Accept” în bannerul de cookie-uri (vezi secțiunea 9);
• harta din secțiunea „Contact” se încarcă de la OpenStreetMap: browserul tău trimite adresa IP către serverele OpenStreetMap Foundation ca să descarce imaginile hărții.

2.2. Când te autentifici

Din Contul ASMI primim: identificatorul contului, numele de utilizator, adresa de e-mail, prenumele și numele, universitatea, facultatea, specializarea și anul de studiu, precum și rolul de organizator, dacă e cazul. Aceste date se actualizează la fiecare autentificare și se modifică doar din Contul ASMI.

2.3. Profilul și înscrierea

Date pe care le completezi în pagina Profil:

• numărul de telefon;
• linkul către profilul GitHub și, opțional, către profilul LinkedIn;
• CV-ul (fișier PDF, de cel mult 8 MB);
• mărimea de tricou;
• preferința alimentară (vegan, vegetarian, fără carne de porc sau „nu am preferințe”) — vezi secțiunea 3;
• răspunsurile la cele patru întrebări din formular;
• data la care ai acceptat Regulamentul.

2.4. Echipa

• echipa din care faci parte, rolul de căpitan, Partenerul Main ales de echipă, mărimea dorită a echipei, locurile rezervate și codul de invitație;
• formularele trimise (creare echipă, intrare cu cod, listă de așteptare) și data trimiterii;
• cererile căpitanului care așteaptă aprobarea organizatorilor (de exemplu eliminarea unui membru) și rezultatul lor.

2.5. Quiz și jocuri

• Quiz (pagina „Quiz”): răspunsurile rămân în browserul tău. Ca să afli scorul, introduci adresa de e-mail: adresa și scorul sunt trimise prin serviciul Formspree, care îți trimite rezultatul și ne trimite și nouă o copie. Folosim adresa doar pentru acest mesaj. Quiz-ul este opțional.
• Wordle: încercările, rezultatul, punctele și seria zilnică. Jocul este în prezent disponibil doar organizatorilor. Progresul zilei se păstrează și în memoria browserului (localStorage), ca să nu pierzi încercările la reîncărcarea paginii.

2.6. La Eveniment

• prezența la workshopuri și la Eveniment;
• pentru participanții din afara Bucureștiului care primesc cazare: numele și perioada cazării;
• fotografii și înregistrări video/audio făcute de organizatori (secțiunea 6);
• codul sursă și prezentările proiectelor (pe GitHub, conform Regulamentului);
• evaluările juriului și premiile obținute;
• pentru câștigători: numele, CNP-ul și IBAN-ul, necesare plății premiului și reținerii impozitului.

2.7. Ce nu colectăm

Nu îți cerem CNP sau date bancare decât dacă ești câștigător (pentru plata premiului). Nu colectăm date de localizare, nu folosim datele pentru publicitate și nu le vindem.

Te rugăm să nu pui în CV date de care nu avem nevoie: CNP, adresa de domiciliu, fotografie, stare civilă, date despre sănătate.

3. Preferința alimentară

O folosim doar ca să comandăm mâncarea potrivită la Eveniment. Varianta „fără carne de porc” poate sugera, în unele cazuri, convingeri religioase; de aceea poți alege oricând „Nu am preferințe”, iar dacă alegi o restricție o faci cu bună știință, pentru acest singur scop (art. 9 alin. (2) lit. a) GDPR). Furnizorul de catering primește doar numărul de porții din fiecare tip, fără nume. Ștergem preferința alimentară în cel mult 30 de zile de la Eveniment. O poți schimba oricând din profil, până la închiderea înscrierilor, sau scriindu-ne.

4. De ce prelucrăm datele și în ce temei

Scop	Date	Temei juridic (GDPR)
Autentificarea pe Site și afișarea profilului	datele din Contul ASMI	art. 6 alin. (1) lit. b) — executarea contractului (Regulamentul și Termenii de utilizare)
Înscrierea, formarea echipelor, lista de așteptare și comunicările despre Eveniment (confirmări, program, modificări)	profil, echipă, formulare, e-mail, telefon	art. 6 alin. (1) lit. b)
Selecția participanților de către Partenerul Main ales de echipă	profil, studii, CV, GitHub, LinkedIn, răspunsuri, echipă	art. 6 alin. (1) lit. b) — selecția face parte din regulile Evenimentului la care te înscrii
Oportunități de angajare: transmiterea către partenerii Recruiter și Innovation, doar pentru participanții selectați	nume, contact, studii, GitHub, LinkedIn, CV, echipă	art. 6 alin. (1) lit. f) — interesul legitim de a pune studenții în legătură cu firmele din domeniu (scopul SmartHack); te poți opune oricând (secțiunea 5.2)
Logistica Evenimentului (tricouri, catering, cazare, acces în clădire)	nume, mărime tricou, preferință alimentară, perioada cazării	art. 6 alin. (1) lit. b); pentru preferința alimentară, art. 9 alin. (2) lit. a)
Jurizarea, premierea și anunțarea câștigătorilor	nume, echipă, proiect, premiu	art. 6 alin. (1) lit. b)
Plata premiilor și obligațiile fiscale și contabile	nume, CNP, IBAN, suma	art. 6 alin. (1) lit. c) — obligație legală (Codul fiscal, Legea contabilității)
Fotografii și filmări la Eveniment, publicate pe canalele SmartHack/ASMI și ale partenerilor	imaginea, vocea	art. 6 alin. (1) lit. f) — interesul legitim de a documenta și promova Evenimentul (vezi secțiunea 6 și dreptul de opoziție)
Statistici agregate (de exemplu numărul de participanți pe universități, rapoarte pentru parteneri)	studii, echipă	art. 6 alin. (1) lit. f) — interesul legitim de a organiza Evenimentul; partenerii primesc doar cifre
Statistici de vizitare a Site-ului	date Google Analytics	art. 6 alin. (1) lit. a) — consimțământul din bannerul de cookie-uri
Trimiterea rezultatului quiz-ului pe e-mail	e-mail, scor	art. 6 alin. (1) lit. b) — serviciul cerut de tine
Jocul Wordle (când e disponibil)	încercări, puncte, serie, nume în clasament	art. 6 alin. (1) lit. b) — participarea la joc, la cererea ta
Afișarea hărții locației în secțiunea „Contact”	adresa IP (către OpenStreetMap)	art. 6 alin. (1) lit. f) — interesul legitim de a arăta unde are loc Evenimentul
Grupul de WhatsApp pentru găsirea coechipierilor	număr de telefon, nume, mesaje	art. 6 alin. (1) lit. a) — intri în grup doar dacă vrei, și îl poți părăsi oricând
Securitatea Site-ului și prevenirea abuzurilor	IP, jurnale	art. 6 alin. (1) lit. f) — interesul legitim de a proteja Site-ul și datele
Apărarea drepturilor în cazul unei plângeri sau al unui litigiu	datele relevante	art. 6 alin. (1) lit. f)

Poți cere o copie a evaluării interesului legitim la adresa din secțiunea 1.

Ce se întâmplă dacă nu dai datele. Câmpurile obligatorii din profil sunt necesare pentru înscriere: fără ele nu putem verifica eligibilitatea, forma echipele sau trimite candidatura Partenerului Main. LinkedIn-ul, quiz-ul și Google Analytics sunt opționale și nu influențează participarea.

5. Cui transmitem datele

5.1. Partenerul Main ales de echipa ta

Selecția participanților o face Partenerul Main ales de echipă (Regulament, secțiunea 5). După închiderea înscrierilor, îi transmitem doar candidaturile echipelor care l-au ales: nume, e-mail, telefon, studii, linkurile GitHub și LinkedIn, CV-ul, răspunsurile la întrebări, echipa (inclusiv numele și e-mailurile colegilor de echipă) și data înscrierii. Nu îi transmitem mărimea tricoului și preferința alimentară.

Partenerii Main ai ediției 2026 sunt PPC și R Systems. Fiecare folosește datele ca operator independent, doar pentru selecția participanților la SmartHack 2026 și pentru a te contacta în legătură cu Evenimentul, conform acordului încheiat cu ASMI și propriei politici de confidențialitate. Fiecare partener păstrează datele cel mult 6 luni de la primire.

5.2. Partenerii Recruiter și Innovation — doar dacă ești selectat

Dacă echipa ta este selectată să participe la Eveniment, îți transmitem datele și partenerilor Recruiter (ING Hubs Romania, Jane Street) și Innovation (Adobe, Siemens), pentru ca aceștia să te poată contacta cu oportunități de angajare sau internship: nume, e-mail, telefon, studii, linkurile GitHub și LinkedIn, CV-ul și echipa. Nu le transmitem răspunsurile la întrebările din formular, mărimea tricoului sau preferința alimentară. Dacă nu ești selectat, acești parteneri nu primesc datele tale.

Temeiul este interesul legitim al ASMI și al partenerilor (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR): SmartHack există ca studenții să intre în contact cu firmele din domeniu, iar partenerii susțin Evenimentul în acest scop. Fiecare partener folosește datele ca operator independent, doar pentru recrutare, conform acordului încheiat cu ASMI și propriei politici de confidențialitate, și le păstrează cel mult 12 luni de la primire.

Ai dreptul să te opui acestei transmiteri, oricând, fără să-ți afecteze participarea: scrie-ne la cd@asmi.ro și nu îți mai trimitem datele acestor parteneri. Dacă ți le-am trimis deja, le cerem să le șteargă.

Ceilalți parteneri ai ediției (de exemplu partenerii de tip barter) nu primesc datele tale personale.

5.3. Juriul și publicul

Juriul (reprezentanți ai partenerilor) vede proiectele și prezentările. Numele câștigătorilor, echipa și proiectul pot fi anunțate public, pe Site și pe rețelele sociale ale SmartHack și ASMI.

5.4. Furnizori (persoane împuternicite, art. 28 GDPR)

Furnizor	Ce face	Unde
DigitalOcean, LLC	găzduiește serverul Site-ului, baza de date și CV-urile	centru de date în Frankfurt, Germania (UE)
Google Ireland Ltd. (Google Workspace)	e-mailurile trimise și primite de organizatori	UE; posibil transfer în SUA (secțiunea 7)
Google Ireland Ltd. (Google Analytics)	statistici de vizitare, doar cu acordul tău	UE; posibil transfer în SUA (secțiunea 7)
Formspree, Inc.	trimite pe e-mail rezultatul quiz-ului, doar dacă rezolvi quiz-ul	SUA (secțiunea 7)

Căminul sau hotelul în care sunt cazați participanții din afara Bucureștiului primește numele acestora și perioada cazării; unitatea de cazare poate cere, la check-in, actul de identitate, conform obligațiilor ei legale.

OpenStreetMap Foundation (Marea Britanie) primește adresa IP când se încarcă harta din pagina principală.

Grupul de WhatsApp pentru găsirea coechipierilor e un serviciu al WhatsApp (Meta). Datele din grup (numărul de telefon, numele, mesajele) sunt vizibile celorlalți membri; intrarea în grup e opțională.

5.5. Autorități

Pentru plata premiilor, datele câștigătorilor ajung la contabilul ASMI (persoană împuternicită, pe bază de contract) și la banca prin care se face plata.

Transmitem date autorităților doar când legea ne obligă (de exemplu, declarațiile fiscale pentru premii către ANAF).

6. Fotografii și filmări

În timpul workshopurilor și al Evenimentului, organizatorii fac fotografii și filmări, pe care le publicăm pe Site și pe paginile de Facebook și Instagram ale ASMI și SmartHack și le oferim partenerilor pentru comunicările lor despre Eveniment.

Temeiul este interesul nostru legitim de a documenta și promova Evenimentul. Facem mai ales fotografii de grup sau de ansamblu și nu publicăm imagini jenante (de exemplu cu persoane care dorm sau mănâncă).

Dacă nu vrei să apari, spune-i fotografului sau unui organizator în timpul Evenimentului, sau scrie-ne oricând la cd@asmi.ro, cu linkul sau descrierea imaginii. Ștergem imaginea de pe canalele noastre în cel mult 7 zile lucrătoare și le cerem și partenerilor să o retragă.

7. Transferuri în afara Spațiului Economic European

• Google (Workspace și Analytics): Google LLC este certificată în cadrul EU-US Data Privacy Framework, pe baza deciziei de adecvare a Comisiei Europene din 10 iulie 2023.

• DigitalOcean: serverul e în UE; DigitalOcean, LLC este certificată în cadrul EU-US Data Privacy Framework, iar acordul de prelucrare a datelor include și clauzele contractuale standard.

• Formspree: transferul în SUA se face pe baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană (art. 46 GDPR). Dacă nu vrei acest transfer, nu completa adresa de e-mail la quiz.

• Meta (Facebook, Instagram, WhatsApp): Meta Platforms, Inc. este certificată în cadrul EU-US Data Privacy Framework.

• OpenStreetMap Foundation (Marea Britanie): Marea Britanie beneficiază de o decizie de adecvare a Comisiei Europene.

• Partenerii care primesc datele tale (secțiunile 5.1 și 5.2) le prelucrează, ca regulă, în UE. Dacă un partener le transferă în afara Spațiului Economic European (de exemplu către o companie din grup din SUA sau Marea Britanie), acordul cu ASMI îl obligă să o facă doar pe baza unei decizii de adecvare (inclusiv EU-US Data Privacy Framework) sau a clauzelor contractuale standard.

Poți cere o copie a garanțiilor la adresa din secțiunea 1.

8. Cât timp păstrăm datele

Date	Perioadă
Preferința alimentară și mărimea de tricou	până la 8 decembrie 2026 (30 de zile după Eveniment)
Profilul, CV-ul, răspunsurile, echipa, formularele și lista de așteptare, inclusiv data acceptării Regulamentului	până la 8 februarie 2027 (3 luni după Eveniment), apoi se șterg
Datele de cazare	până la 8 decembrie 2026
Lista câștigătorilor (nume, echipă, proiect, premiu)	permanent, ca istoric al Evenimentului
Datele pentru plata premiilor (nume, CNP, IBAN) și documentele de plată	cel mult 10 ani, cât cer Legea contabilității nr. 82/1991 și Codul de procedură fiscală
Fotografii și filmări publicate	cât timp sunt publicate sau până ceri ștergerea
Jocul Wordle și clasamentul	până la 8 februarie 2027
E-mailul și scorul de la quiz (în contul Formspree și în e-mailul ASMI)	până la 8 februarie 2027
Jurnalele serverului	cel mult 30 de zile
Copiile de siguranță ale serverului	cel mult 30 de zile; datele șterse dispar și din ele în acest termen
Datele Google Analytics	2 luni
Datele transmise Partenerului Main	cel mult 6 luni de la primire, la partener
Datele transmise partenerilor Recruiter și Innovation	cel mult 12 luni de la primire, la partener

Dacă primim o plângere sau există un litigiu, putem păstra datele relevante până la soluționarea lui. Datele din Contul ASMI rămân în cont, conform politicii acestuia.

9. Cookie-uri și stocare în browser

Un cookie este un fișier mic pe care Site-ul îl salvează în browserul tău.

9.1. Strict necesare (nu cer acord)

Fără ele nu funcționează autentificarea sau alegerea privind cookie-urile (art. 4 alin. (5) din Legea nr. 506/2004).

Cookie	Scop	Durată
cookie_consent	ține minte dacă ai acceptat sau refuzat Google Analytics	1 an
__Secure-authjs.session-token (uneori împărțit în .0, .1)	te menține autentificat pe Site	24 de ore de la ultima activitate
__Host-authjs.csrf-token	protecție împotriva cererilor falsificate (CSRF)	sesiune
__Secure-authjs.callback-url	pagina la care revii după autentificare	sesiune
__Secure-authjs.pkce.code_verifier	securizează autentificarea cu Contul ASMI	15 minute

Pagina de autentificare a Contului ASMI (sso.asmi.ro) are propriile cookie-uri strict necesare.

9.2. De analiză (doar cu acordul tău)

Se pun doar după ce apeși „Accept” în bannerul de cookie-uri.

Cookie	Furnizor	Scop	Durată
_ga	Google Analytics	deosebește vizitatorii, pentru statistici	2 ani
_ga_2711K1WHH5	Google Analytics	păstrează starea sesiunii de vizitare	2 ani

Google Analytics ne arată, agregat, câți vizitatori are Site-ul, ce pagini sunt citite și de unde vin vizitatorii. Nu folosim aceste date pentru publicitate.

9.3. Stocare locală

Jocul Wordle salvează încercările zilei în localStorage, doar în browserul tău; nu se trimit nicăieri și se pot șterge din setările browserului.

9.4. Cum îți schimbi alegerea

Apasă „Preferințe cookie-uri”, jos pe orice pagină. Dacă refuzi după ce ai acceptat, cookie-urile Google Analytics se șterg și pagina se reîncarcă. Poți șterge oricând cookie-urile din setările browserului.

10. Drepturile tale

• acces — să afli ce date avem despre tine și să primești o copie;
• rectificare — datele din profil le modifici direct pe Site, iar numele și studiile, în Contul ASMI;
• ștergere — inclusiv a CV-ului și a profilului. Dacă îți ștergi datele înainte de Eveniment, nu mai poți participa;
• restricționarea prelucrării;
• portabilitate — datele furnizate de tine, într-un format structurat;
• opoziție — față de prelucrările întemeiate pe interesul legitim (transmiterea către partenerii Recruiter și Innovation, fotografii, statistici);
• retragerea consimțământului (Google Analytics, preferința alimentară), oricând, fără a afecta prelucrarea de până atunci.

Scrie-ne la cd@asmi.ro, de preferință de pe adresa de e-mail a contului, ca să-ți putem confirma identitatea. Răspundem gratuit, în cel mult o lună; termenul poate fi prelungit cu două luni pentru cereri complexe, caz în care te anunțăm.

Plângere. Poți depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București; www.dataprotection.ro; anspdcp@dataprotection.ro. Te poți adresa și instanței. Te rugăm să ne scrii mai întâi, ca să putem rezolva problema.

11. Decizii automatizate

Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată. Selecția participanților o fac oameni — reprezentanții Partenerului Main — pe baza candidaturilor.

12. Securitate

Folosim conexiuni criptate (HTTPS), autentificare prin Contul ASMI (OpenID Connect), acces la panoul de administrare doar pentru organizatori cu rol dedicat, CV-uri accesibile doar titularului și organizatorilor, o bază de date care nu este expusă în internet și angajamente de confidențialitate semnate de organizatori. Datele transmise partenerilor se trimit printr-un canal securizat, nu ca atașament de e-mail necriptat.

În cazul unei încălcări a securității datelor, notificăm ANSPDCP în cel mult 72 de ore (art. 33 GDPR), iar dacă riscul pentru tine este ridicat, te anunțăm fără întârziere (art. 34 GDPR).

13. Minori

Evenimentul se adresează studenților și absolvenților. Participanții trebuie să aibă cel puțin 18 ani la data Evenimentului; cei care nu au împlinit 18 ani pot participa doar cu acordul scris al părintelui sau tutorelui, prezentat organizatorilor înainte de Eveniment. Fotografiile în care un participant minor apare în prim-plan se publică doar dacă acordul părintelui include și fotografiile. Contul ASMI poate fi creat de la 16 ani.

14. Modificări

Publicăm versiunea nouă pe această pagină, cu data intrării în vigoare. Pentru modificări importante îi anunțăm prin e-mail pe participanții înscriși.

15. Contact

• E-mail: cd@asmi.ro
• Adresă poștală: Asociația Studenților la Matematică și Informatică, Bd. Regina Elisabeta nr. 4-12, Camera 48, Et. Subsol, Sector 3, București